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PROCEDIMIENTO |
| Seguimiento y validación de las fases del proceso de matrícula | |
| Versión 1 | |
| Código GEM-COE-PR-003 |
| Proceso Gestión de la Cobertura Educativa | Estado VIGENTE |
| 1. OBJETIVO | ||||||||||||
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| 2. ALCANCE | ||||||||||||
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| 3. RESPONSABLE | |||
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| 4. CONDICIONES GENERALES | ||||||||||||
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| 5. DEFINICIONES |
| 6. DOCUMENTACIÓN EXTERNA RELACIONADA | ||
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| 7. DESARROLLO |
| QUÉ SE HACE | QUIÉN LO HACE | REGISTRO | CÓMO LO HACE |
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| Definir y divulgar los lineamientos generales para la organización de la gestión de matrícula oficial. | - Profesional Universitario Matrícula - Técnico operativo de matrícula |
Acto administrativo Gestión de la Cobertura Educativa |
Educación Municipal socializa y entrega a las I.E Oficiales y No Oficiales a través de correo electrónico el acto administrativo generado en el procedimiento Definir y divulgar los lineamientos generales para la organización de la gestión de matrícula oficial y no oficial donde se definen las directrices, criterios y procedimientos y el cronograma para el proceso de gestión de la Cobertura de los EE del Municipio de Manizales |
| Proyección de cupos | - Profesional Universitario Matrícula - Técnico operativo de matrícula |
Reporte proyección de cupos Anexo 8 |
Esta fase se desarrolla de acuerdo al procedimiento Identificar y proyectar estrategias de ampliación de ofertas y requerimientos básicos, culmina con el registro en SIMAT de las proyecciones de cupos desagregada por institución, sede, jornada, grado, modelo educativo por parte de las I.E Oficiales y envío del reporte (Anexo 8) al MEN. |
| Asignación de cupos de niños procedentes Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Prosperidad Social, Jardines Infantiles no oficiales y del medio socio-familiar |
- Profesional Universitario de Acceso |
Base de datos ICBF. Base de datos SSDIPI. Formato de solicitud de cupos |
El profesional del Acceso de la Unidad de Cobertura y Sistemas de Información envía a las I.E Oficiales la Base de Datos de los niños(as) que transitan Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Prosperidad Social, Jardines Infantiles no oficiales y del medio socio-familiar al grado de Transición del nivel de Preescolar, la I.E receptora registra la información en el SIMAT y formaliza la matrícula una vez el padre, madre o acudiente cumpla con los requisitos de matrícula exigidos en la I.E, dentro de las fechas señaladas en la Resolución vigente del Ente territorial. |
| Inscripción de alumnos nuevos. | - Profesional Universitario Matrícula - Técnico operativo de matrícula - Instituciones Educativas |
Formato de Inscripción Reporte de estudiantes inscritos |
Las I.E Oficiales y No Oficiales divulgan a la comunidad en general el inicio de inscripción de estudiantes para la siguiente vigencia. La I.E hace entrega del formato de Inscripción correspondiente para tal fin y registra en el SIMAT la información del estudiante. El profesional Universitario y Técnico de Matricula de la Unidad de Cobertura y Sistemas de Información generan el reporte de estudiantes inscritos para enviar al MEN. |
| Renovación de matrícula de alumnos antiguos y de alumnos que solicitan traslado. | - Profesional Universitario Matrícula - Técnico operativo de matrícula - Profesional Universitario Estrategias de Acceso y Permanencia - Instituciones Educativas |
Formato de matricula Reporte estudiantes matriculados Formato solicitud de cupo |
Las I.E Oficiales son responsables de garantizar la continuidad de los estudiantes antiguos y de asignar cupos a quienes solicitan traslado de acuerdo a la oferta educativa, respetando el orden de prioridad establecido en el Acto Administrativo vigente. Una vez surta el proceso de promoción la I.E realiza la matrícula en el SIMAT de los estudiantes antiguos en los grados correspondientes; en todo caso la I.E debe garantizar la continuidad de los estudiantes no promocionados atendiendo las disposiciones del Manual de Convivencia de cada institución. En el caso que el padre de familia o acudiente no renueve ni diligencie el formato de matrícula en las fechas establecidas o que habiéndolo diligenciado y que por alguna eventualidad deba trasladarse a otra IE, el padre de familia o acudiente utiliza los medios de comunicación disponibles (e-mail, teléfono, formato solicitud de cupo) para que el Profesional Universitario de Seguimiento a Estrategias de Acceso y Permanencia realice la gestión de la asignación del cupo en la IE donde haya disponibilidad, teniendo en cuenta la dirección de residencia del solicitante (en la medida de lo posible). |
| Asignación de cupos alumnos nuevos | - Profesional Universitario Estrategias de Acceso y Permanencia - Instituciones Educativas |
Listado de estudiantes no atendidos en la I.E Formato de Inscripción |
Las I.E Oficiales realizan la asignación de cupos de acuerdo con el Orden de Prioridad establecido en el Acto Administrativo vigente. La I.E envía al Profesional Universitario de seguimiento a estrategias de Acceso y Permanencia, el listado de estudiantes que no pueden ser atendidos por insuficiencia de cupos en el establecimiento educativo, el listado deberá contener los datos del acudiente, residencia y teléfonos con el fin de notificar las instituciones que cuentan con disponibilidad de cupo de acuerdo a su lugar de residencia. La I.E realiza el registro de estudiantes nuevos en el SIMAT, de acuerdo a las fechas definidas en el acto administrativo vigente. |
| Reprobación de estudiantes | - Profesional Universitario Matrícula - Técnico operativo de matrícula - Instituciones Educativas |
Registro etapa de reprobación en el SIMAT Correo electrónico informando inicio y fin de etapa de reprobación |
Las I.E Oficiales y No Oficiales registran en el SIMAT los estudiantes Reprobados en las fechas establecidas en el acto administrativo vigente del Proceso de Gestión de la Cobertura, con este registro la I.E certifica que el estudiante no alcanzo los desempeños básicos requeridos para ser promocionado al grado siguiente. El profesional universitario de matrícula y el Técnico operativo de la Unidad de Cobertura y Sistemas de Información crean la etapa en el SIMAT de acuerdo a las fechas establecidas e informan a las I.E vía electrónica el inicio de esta etapa, se genera el reporte de estudiantes reprobados. |
| Matrícula de alumnos nuevos. | - Profesional Universitario Matrícula - Técnico operativo de matrícula - Instituciones Educativas |
Formato de matrícula Reporte estudiantes en estado asignado |
La I.E Oficial entrega el formato de matrícula el cual debe ser diligenciado por el padre de familia y/o acudiente, la I.E recibe y valida la documentación y procede con el registro en el SIMAT. El profesional universitario y el Técnico operativo de matrícula de la Unidad de Cobertura y Sistemas de Información generan el reporte de los estudiantes que se encuentran en estado ASIGNADO y envían a las I.E para que definan la situación del estudiante al estado MATRICULADO o CANCELADO según el caso |
| Caracterización de población en riesgo de deserción. | - Profesional Universitario Matrícula - Profesional Universitario de Acceso - Profesional Universitario Estrategias de Acceso y Permanencia - Profesional Universitario Permanencia |
Registro de estudiantes SIMPADE Formato de novedades estudiantes retirados y desertores |
La I.E Oficial debe realizar el registro de la población matriculada en los niveles de Transición, Básica Primaria, Básica Secundaria y Media en el Sistema Integrado para el Monitoreo, la prevención y el Análisis de la deserción Escolar (SIMPADE) registrando las novedades de retiro de los estudiantes. Una vez el Profesional de Matrícula de la Unidad de Cobertura y Sistemas de Información recibe la información de estudiantes retirados enviada por las IE, a través del formato de novedades, debe remitir dicha información a los Profesionales de Acceso, Permanencia y Seguimiento a Estrategias de Acceso y Permanencia, para que estos realicen los análisis pertinentes de acuerdo a los procedimientos Identificar estrategias de acceso e Identificar estrategias de permanencia. |
| Parametrización de estrategias de permanencia. | - Profesional Universitario Matrícula |
Reporte de avance en la caracterización de estrategias de acceso y permanencia Creación de estrategias de acceso y permanencia en el SIMAT Correo electrónico enviado a las IE |
El Profesional Universitario de Matrícula crea en el SIMAT las estrategias de permanencia vigentes en la SEM y da apertura a los cupos de las I.E Oficiales en concordancia con la priorización de la población para cada estrategia. Las I.E deben caracterizar los estudiantes beneficiarios en el SIMAT. El profesional de matrícula genera el reporte de avance en la caracterización de estrategias de y permanencia y envía a las I.E y a los profesionales de estas áreas para su análisis y seguimiento. |
| Novedades I.E Oficiales y No Oficiales | - Profesional Universitario Matrícula - Técnico operativo de matrícula - Instituciones Educativas |
Reporte de novedades |
Realizar seguimiento y monitoreo de las novedades de matrícula por medio del SIMAT, las cuales son registradas por las IE. Se entienden como novedades los movimientos en la matrícula ocasionados después del cierre de fechas oficial definido en el acto administrativo que reglamenta el proceso de matrícula. Las novedades de matrícula se clasifican en los siguientes tipos: . Retiro: Corresponde al registro de la salida de un alumno antiguo durante el año lectivo en curso, el cual puede ser causado por Cambio de domicilio, perdida del año, enfermedad o muerte, mala situación económica, necesidad de trabajar o violencia. Este tipo de novedad no está condicionada a la disponibilidad de cupo y representa la liberación del mismo. . Ingreso de Alumnos Nuevos: Este tipo de novedad está condicionado a la disponibilidad de cupos del Establecimiento Educativo y permite el ingreso de la demanda potencial de alumnos nuevos después del cierre oficial del periodo de matrículas. . Traslado: Las novedades de este tipo, están condicionadas a la disponibilidad de cupo y permiten gestionar el ingreso de un alumno que proviene de otro Establecimiento Educativo, durante el curso del año lectivo. De esta manera es garantizada la continuidad de los alumnos antiguos. . Cambio de Jornada/Sede/Grupo: Esta novedad está condicionada a la disponibilidad de cupo y representa el movimiento de alumnos durante el año escolar a otras jornadas, sedes o grupos del mismo Establecimiento Educativo. . Cambio de Grado (Promoción anticipada): Este tipo de novedad está condicionada a la disponibilidad de cupo y corresponde a la solicitud que realiza el docente al Rector o a la Comisión de Evaluación del Establecimiento Educativo de realizar la promoción de grado anticipada, a los estudiantes que tienen las competencias para desempeñarse en el grado siguiente. . Cambio de Modelo: Representa los cambios de un Modelo Educativo a otro durante el año lectivo. Esta novedad cuando es solicitada, debe ser estudiada y autorizada por la Comisión de Evaluación del Establecimiento Educativo, debido a que se debe analizar la compatibilidad de un modelo con otro y la pertinencia del cambio. Para hacer efectiva este tipo de novedad, debe verificarse la disponibilidad de cupo en Establecimiento Educativo y que la metodología sea impartida en el mismo. |
| Validación de estados de los estudiantes | - Profesional Universitario Matrícula - Técnico operativo de matrícula |
Reporte estados transitorios SIMAT: Sin Continuidad, Promocionados, Asignados y Trasladados |
A partir de la información contenida en el SIMAT, se realiza las validaciones para determinar el avance de la matrícula realizada por parte de las IE; con base en dicha validación de datos, se deberán determinar los estados de los estudiantes, con el fin de hacer seguimiento a aquellos en estado Sin Continuidad, Promocionados, Asignados y Trasladados. En caso de que se encuentren matrículas pendientes de formalizar el Técnico de Matrícula solicita a la IE hacer la actualización en el SIMAT y se procede a realizar una nueva verificación. |
| Generar informe de matrícula | - Profesional Universitario Matrícula |
Informe consolidado matrícula |
Una vez finalizado el registro de matrícula en las IE, el Profesional de Matrícula, genera a través del SIMAT, el informe consolidado según los requerimientos para su envío al MEN. |
| Generar reporte de novedades de matrícula y seguimiento. | - Profesional Universitario Matrícula - Técnico operativo de matrícula |
Reporte consolidado de las novedades de matrícula. Correo electrónico Anexo 6ª Reporte detallado matricula |
Se genera a través del SIMAT, el reporte consolidado de las novedades de matrícula para su seguimiento, corrección, verificación de los datos allí reportados como edad, tipo y número de documento entre otros. De encontrar dichas novedades, se envían de inmediato vía web a las IE para su corrección en el SIMAT y posterior validación y verificación en los Anexos generados por el SINEB. El Técnico de Matrícula generará un nuevo reporte de novedades para la verificación de las correcciones solicitadas a las IE. Al verificarse por parte de las IE que no es error de digitación, éstas deberán enviar por escrito el motivo de dicha novedad. |
| Realizar archivo de Gestión. | - Auxiliares Administrativos |
Reporte consolidado |
Como resultado de la ejecución del procedimiento, el responsable de archivo debe realizar las labores de archivo de Gestión de todos los documentos y registros generados durante este. |
| 8. CONTENIDO |
| LISTA DE VERSIONES | |||
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ELABORÓ |
REVISÓ |
APROBÓ |
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